品質保証、生産技術、安全衛生管理、内部統制、物流管理などに従事する本社のバックオフィス職は、現場への出張に行くことも多いと思います。
まあ、上記で本社の品質保証と生産技術は、有事対応であったり、工場とのつながりが濃かったりするのでバックオフィスに分類されるかは微妙なところですが、普段は事務所にいることが多いので、バックオフィスにしておきましょう。
ここでは日帰りの出張について、どのような一連の流れになるかを説明します。
出張には様々な目的が存在します。行く人の教育訓練目的で現場を見させてもらう。監査をしにいく。トライアルをしにいく。本社で進めようとしている施策について、現場の実態を調べて適合しているかを検証しにいく。単に実態調査をしにいくなどです。これらを明確にして、まず現地との受け入れ調整から始めます。
課長クラスや店長クラスの人とまず電話やメール等で調整し、その上役の人にも受け入れの依頼文書などを作成し正式に依頼をかけます。いつどのような目的で誰が訪問するか、事前に何を準備してほしいか、当日の時間割などをセットで依頼します。
訪問の事前にWebで現地と打ち合わせをして、資料などを事前に見てもらったり、必要に応じて現場のチェックシートを記入してもらい送付してもらうなどします。たいだいこのあたりの準備まできちんとできれば、出張は6割はうまくいったようなものですよ。
そして当日ですが、電車とタクシーもしくは、車で向かいます。菓子折りを持っていくとよいでしょう。可能ならば受け入れ先の工場や店舗の広めの会議室を居室として貸してもらいます。最初は書類確認や、現地の人との打ち合わせ、そして一緒に現場をみさせてもらい、それをもとに議論を重ねる。最後に会議室に集まり、まとめの打ち合わせを行う。
当日カメラは持っていきましょう。現場の写真や作業の様子の動画は、可能な限りたくさん撮るとよいです。自分の勉強のためや、社内での報告書作成にも利用できます。
出張者は自分の上長に終わったならば、一言電話をしたり、簡単にどうであったかメール1本打っておけば完璧です。
出張の場合、夕方17時半の定時とかに終わらずに、15時くらいの中途半端な時間に終わることもあります。そのような場合は、特に業務がなければ自宅に直帰することもできます。出張の終わりで帰路ほど、和やかな気分になれます。少し小旅行した気分になります。早めの時間にあがることができれば、電車の中でまったりしたり、カフェに寄ることもできます。
何より出張にて、自分の経験値もあがるのです。
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