３か月前です。審査会社から、申込書の記入の依頼がメールできます。
添付ファイルのエクセルに記入シートがあり、そこに記入して返信が必要です。
このタイミングで審査日程、何日～何日でお願いしますという打診を、審査会社へメールで行います。それと同時に工場の幹部や製造現場の課長・主任らには、スケジュールを抑えておくようにします。
申込書は、２か月前前くらいまでに出します。
日本の文書のように、上司のハンコは必要ありません。メールで添付ファイルに記入して返信です。（まあ、記入したら上司には説明しますが）
ISO/IATF16949の場合は、SF01というIATF用の見積書とQMS（ISO）の申込書です。
従業員の人数とか（ざっくり10の桁くらいまで合えばOK）、リモートロケーション（工場の場合は普段関わっている本社、研究所が対象となります）、顧客名（トヨタとか）、組織（工場の場合、工場）が、どのような業務をしているか、Yes or Noで答える設問もあります。ここは大まかで良いです。
これらの見積書を出すと、審査会社から、工数（何日かかるか）と審査費用が請求書として紙で届きます。そして覚書として、品質保証課長のサインをして、返します。
１か月半～１か月ほど前になると、今度はこちらから審査会社へ、詳細なスケジュールの案を送ります。それと同時に、工場内の各部署のスケジュールも確認して仮でスケジュールを抑えておきます。
要は１日目は、どのプロセス（部署）とどのプロセス（部署）を受審し、シフト監査は夕方と朝にとか、審査期間中の時間割です。
午前に１部署、午後に１部署が妥当な時間割です。審査員が２人いる場合には、それぞれバラバラにパラで審査が行われます。
それを送ると、ほぼほぼ、それにて審査が行われますが、審査員がシフト監査は、１日目じゃなくて、２日目にしてくれとか、若干の変更要望はきます。
そして審査会社から１か月半くらい前になると、いろんな書類を事前に送るように指示が来ます。
たとえば、内部監査の計画書、報告書、品質指標KPI、マネジメントレビューの議事録などです。これらもZIPファイルにして電子メールで、審査会社へ送ります。
そして後は本番です。審査会社によっては、審査員が自分自身で宿泊先を確保することが基本のところもありますので、事前に確認しておきましょう。タブルブックにならないように。あと、当日の昼食は用意してあげたほうが良いです。弁当を注文するのが良いです。たとえ向こうが用意すると言っても。応接室を１日抑えておきましょう。
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