ISO9001の本審査を迎える上で、庶務業務で重要な点を書きます。下記をやっておけば完璧です。本番でも臆することなくスムーズに迎えれます。
・日程は工場や会社の大きな行事と重なっていないか？
・工場長のスケジュールは抑えたか？
・工場長へ事前に聞かれそうな内容をインプットしたか？
・応接室は抑えたか？
・会議室は抑えたか？
・プロジェクターは準備したか？
・審査員や工場幹部のネームプレートは用意したか？
・ホテルの手配要否は確認したか？
・弁当の手配は済んだか？
・当日のアテンド者は決めたか？
・お茶の用意はしたか？
・計測器の現場審査時は、設備・校正要員も同行を依頼したか？
・工場の安全教育資料は用意したか？
・工場の見学時に、ドアを開ける要員は確保したか？
・工場見学時に、案内係は用意したか？
・見学通路の３Sは十分か？
・当日見せようとしているマシーンは、生産しているか？（休転していないか？）
・工場見学時は、先導員や安全確保の要員を配置したか？
・インカムは用意したか？（工場見学時はあったほうがいい）
・インカムの充電は十分か？
・審査員の安全靴や帽子は用意したか？
・工場のパンフレットは用意したか？
・工場が広い場合、移動にマイクロバスと運転要員は確保したか？
・工場内の各幹部や主要な人員のPHSの一覧表は準備したか？
・守衛所には、審査員が当日何時に来るか知らせたか？
（タクシーならいちいち止めずに、そのまま玄関まで通してもらう）
・事務所の社員らには、審査員が来る時間を伝えたか？
（来たと同時に全員で立ち挨拶する）
・審査部署には、開始時間の会議室への入室に遅れがないように周知したか？
（だらだら遅れて入るとよくありません）
・オープニングミーティング、クロージングミーティングに
遅れないように会議室へ集合することを幹部らに周知したか？
・オープニングミーティングや、クロージングミーテイングの席次表を作ったか？
・上記の座席数を数え、不必要な人員は参加しないように言ったか？
・審査中にメモをとる要員は確保したか？
・初日の審査時に、ほかの部署や工程からも同席して、どんな質問が来るか
聞いておくように、各部署へ周知徹底したか？
（審査員により、聞く内容に特徴があるので、ぜひほかの人たちも
端っこのほうで、同席させます）
これらのチェックシートは、私自身が工場にて４年にもわたり、ISOの本審査の窓口をしてきて、実際に厳しい審査員と渡り歩いてきたからこそ、言えるものです。ここには血と涙と苦労したことを凝縮して書いています。ぜひ参考にしてもらえたらありがたいです。
Follow me!
コメント