バックオフィス職での普段の仕事相手は、社内の人間です。社外の人であることはまれであり、業務を外注するときの業者さんくらいでしょう。お客さんとのやり取りはまずありません。
社内での業務を円滑に行う上では、関連部署や出先の人たちとの普段のやり取りが重要です。メールで済むこともありますが、急ぎの場合は、電話でその場で確認したほうが早くて済みます。
この場合、普段やり取りする人たちの社用携帯番号を、携帯へ登録しておきましょう。間違っても部署の電話にかけないようにします。なぜならば、向こうから電話来るときも、部署の電話に来るからです。
部署に電話がかかってくると、面倒くさいです。そのたびに誰かが電話に出る必要があり、業務が中断してしまい、集中力が途切れます。また取次やメモなども行う必要があります。テレワークが進んでおり、電話相手が自宅でテレワークをしている可能性もあるからです。
また電話の音声は聞き取りづらく、特に相手の名前がよく聞き取れません。
これを避けるには普段からのやり取りを、携帯電話VS携帯電話にするもしくは、
Web会議システムであれば、PCを通じてその場で電話通話機能がありますので、それで話してしまうのが良いです。
筆者も基本的には、社用携帯を日々活用しております。
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